Powrót

Podatki w kryzysie

0
Głosuj - podoba mi się
0
Głosuj - nie podoba mi się
0

Kontrola podatkowa w firmie


Zawiadomienie firmy o kontroli podatkowej najczęściej wzbudza strach, ponieważ nawet w najrzetelniej prowadzonej księgowości zdarzają się błędy, źle zakwalifikowane wydatki, niewłaściwie zinterpretowane przepisy ustawy o rachunkowości, które mogą skutkować naliczeniem wyższej kwoty na rzecz urzędu skarbowego. Alternatywą korekty zeznania podatkowego jest wszczęcie postępowania podatkowego. Co zatem warto wiedzieć?

Szkło powiększające przez które widać ciąg cyfr z dokumentacji rozliczeniowej.

Kontrola podatkowa jest formą sprawdzenia rozliczeń firmy z urzędem skarbowym. Generalnie, proces jest mocno sformalizowany (procedura unormowana jest w ustawie Ordynacja podatkowa, a prawa przedsiębiorcy reguluje w tej kwestii inna ustawa – Prawo przedsiębiorców) – wymaga zgromadzenia licznych dokumentów, opisujących każdy szczegół prowadzenia działalności.

Typową kontrolę podatkową można umownie podzielić na cztery etapy. Na każdym etapie jednostka kontrolowana ma wgląd w akta sprawy i jest informowana o przeprowadzanych dowodach.

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli

Pierwszy etap obejmuje zawiadomienie  o jej wszczęciu i przedmiocie (ustawa Prawo przedsiębiorców reguluje również przypadki, kiedy urząd skarbowy nie musi takiego zawiadomienia wysyłać do przedsiębiorcy). Zgodnie z przepisami nie może się rozpocząć wcześniej niż 7 dni od momentu doręczenia firmie stosownego zawiadomienia ani później niż 30 dni od tej daty. W pierwszym przypadku wymaga zgody jednostki kontrolowanej, w drugim ponownego zawiadomienia.

W tym czasie należy przygotować niezbędne dokumenty firmowe, które zgodnie z zawiadomieniem  urzędu skarbowego o zakresie badania będą weryfikowane, książkę kontroli (każda następna będzie kontynuacją wpisów do tej książki) oraz miejsce pracy dla kontrolerów. W sytuacji, kiedy księgowość prowadzi firma zewnętrzna badanie dokumentów finansowych może odbywać się w siedzibie owej firmy (właśnie tam) lub można dokumenty dostarczyć do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Na tym etapie trzeba też wyznaczyć osobę do kontaktów z urzędnikami Urzędu Skarbowego. Najczęściej jest nią główny księgowy, choć może być też dyrektor finansowy lub zewnętrzny doradca podatkowy. Jeśli jest to osoba z zewnątrz, trzeba ją wyposażyć w odpowiednie pełnomocnictwo.  

Czas trwania kontroli nie powinien przekroczyć w przypadku mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, w przypadku małych przedsiębiorców 18 dni roboczych. W średnich firmach może trwać 24 dni robocze, a w pozostałych 48 dni roboczych. Od tej zasady są wyjątki, wskazane we wspomnianej ustawie Prawo przedsiębiorców.

Kontrola w firmie

Etap drugi to okres, kiedy kontrolerzy już są w firmie – w siedzibie podatnika lub w miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych. Może się jednak zdarzyć, że urzędnik poprosi o dokumenty w celu zabrania ich do urzędu skarbowego i przeprowadzenia tam części badania. Takie postępowanie jest uzasadnione wówczas, kiedy praca urzędników Urzędu Skarbowego zakłóca działalność przedsiębiorstwa. Jeżeli kontrola odbywa się w siedzibie firmy, pracownicy w żaden sposób nie mogą utrudniać wykonywania swoich obowiązków urzędnikom kontrolującym. Ich prośby o udostępnienie określonych dokumentów objętych sprawdzaniem (tylko takich)  czy złożenie pisemnych wyjaśnień powinny być szybko i bezdyskusyjnie spełniane. Tu warto zrobić istotne zastrzeżenie – dokumenty, o które poprosi urzędnik powinny być skopiowane (oryginały mogą się zniszczyć lub zginąć), a przesłuchania świadków (np. pracowników)  powinny odbywać się w obecności wyznaczonej osoby do kontaktów lub/i kogoś z zarządu firmy po wcześniejszym zawiadomieniu (minimum 3 dni przed planowanym przesłuchaniem). Wyjaśnienia pracowników są niezmiernie ważne i wpływają na ostateczny wynik kontroli podatkowej i decyzję kontrolerów.

W trakcie czynności kontrolnych urzędnik powinien na bieżąco sporządzać protokoły z przesłuchań. Staną się one podstawą do napisania ostatecznego protokołu z kontroli, czyli najważniejszego dokumentu, który jest podstawą późniejszych decyzji i ewentualnych kroków obu stron.

Ustalenia kontroli podatkowej

Etap trzeci to zakończenie kontroli, czyli przedstawienie stanowiska Urzędu Skarbowego (wnioski pokontrolne) odnośnie zbadanego okresu podatkowego. Protokół kontroli podatkowej zawiera opis stanu faktycznego i prawnego oraz opis stwierdzonych nieprawidłowości (o ile występują). W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, jednostka kontrolowana musi określić swoje stanowisko – czy się zgadza z ustaleniami czy nie, wchodząc tym samym w ostatni, czwarty etap kontroli.

Jeżeli się zgadza z ustaleniami, składa korektę zeznania/deklaracji do urzędu skarbowego dopłaca ewentualną kwotę powstałego zobowiązania bądź zwraca ewentualną zawyżoną kwotę otrzymanego zwrotu i spawa zostaje zamknięta. Jeżeli korekta nie jest zgodna z ustaleniami, może zostać wszczęte postępowanie podatkowe aby doprowadzić do prawidłowego rozliczenia (organ podatkowy ma co do zasady 6 miesięcy na jego wszczęcie od dnia zakończenia kontroli podatkowej).

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie zgadza się z ustaleniami kontroli podatkowej, lub/i ma zastrzeżenia co do samego sposobu jej przeprowadzenia, ma prawo złożyć w ciągu 14 dni zastrzeżenia do protokołu kontroli podatkowej  i wskazać stosowne wnioski dowodowe. Kontrolujący mają 14 dni na ich rozpatrzenie. W zależności od sposobu rozpatrzenia zastrzeżeń (mogą zostać uwzględnione w całości, w części bądź wcale) sprawa ma dalszy bieg.

Rady dla podatnika

  • Nie rezygnuj z brania udziału w kontroli – możesz zlecić tę czynność pełnomocnikowi.
  • Wyznacz osobę do kontaktu z kontrolującym – pełnomocnikiem nie musi być pracownik, może nim być zewnętrzny doradca.
  • Nie rezygnuj z udziału w przesłuchaniu świadków – możesz zlecić udział pełnomocnikowi.
  • Żądaj, aby pytania i wnioski o dokumenty były przekazywane na piśmie.
  • Weryfikuj czy to, o co wnioskuje kontrolujący nie wykracza poza zakres kontroli.
  • Pamiętaj, że zawsze można negocjować termin przekazania wyjaśnień.
  • Możesz zaprotestować przeciwko przedłużaniu kontroli.
  • Masz prawo składać wyjaśnienia w trakcie kontroli, jak i po otrzymaniu protokołu.

Lidia Zakrzewska